Lokasi sistem informasi di dalam suatu organisasi belum ada kesepakatan. Ada yang memisahkan dalam departemen sendiri, yaitu departemen sistem informasi dan ada yang menggabungnya dengan departemen lain, misalnya dengan departemen akuntansi yang dibawah koordinasi oleh controller (kepala eksekutif/manajer tingkat atas akuntansi yang mempunyai fungsi perencanaan, pengendalian, pelaporan, akuntansi, dan tanggungjawab penting lainnya). Jika departemen sistem informasi dibawah controller bersama-sama dengan departemen akuntansi, biasanya departemen sistem informasi hanya terbatas pada pengolahan data elektronik (EDP) yaitu pengolah bantu bagi unit-unit informasi yang memerlukan pengolahan data yang banyak, rumit.
1. Perubahan dari sistem manual ke sistem komputer dengan diterapkannya departemen PDE tidak terlalu mengejutkan dan mudah diterima karena bukan merupakan departemen yang terpisah.
2. Peranan dan fungsi pengolahan akuntansi dan pelaporan keuangan terpusat dengan PDE sehingga fungsi dari akuntansi yang bertanggungjawab terhadap pengolahan transaksi serta penyediaan informasi keuangan kepada manajer fungsi yang lainnya dan kepada pihak luar lebih efektif.
3. Karena keberhasilan aplikasi komputer didalam kegiatan akuntansi seperti misalnya penggajian, piutang dagang dan pengendalian persediaan merupakan tanggungjawab akuntan sedang akuntan terlibat langsung didalamnya, maka diharapkan pengembangan aplikasi tersebut dapat lebih mengena.
Faktor yang perlu diperhatikan dalam bentuk struktur organisasi demikian adalah tentang peranan controller bersangkutan. Jika controller betul-betul memahami dan menguasai teknologi pengolahan data elektronik, hal ini tidak menjadi masalah. Kekuatiran lebih lanjut adalah bahwa data yang diolah mungkin tidak hanya data mengenai akuntansi saja, tetapi juga data lain yang non-akuntansi, sehingga pengetahuan controller mengenai masalah lainnya juga harus cukup. Di beberapa organisasi, fungsi sistem informasi atau PDE diorganisasikan secara terpisah dari fungsi akuntansi dan dibawah tanggungjawab manajer tersendiri, yaitu manajer PDE atau manajer sistem informasi.
+-----------+
: Direktur :
: Utama :
+-----------+
|
+-------------+-------------+--------------+-------------+
| | | | |
+-----------+ +----------+ +----------+ +----------+ +----------+
: Direktur : : Direktur : : Direktur : :Controller: : Direktur :
: Pemasaran : : Produksi : :Personalia: : : : PDE :
+-----------+ +----------+ +----------+ +----------+ +----------+
Gambar 3.2 : Fungsi PDE tidak dibawah controller
Alasan bahwa departemen sistem informasi atau disebut dengan departemen PDE berdiri sendiri tidak dibawah controller adalah karena departemen PDE sebagai service departemen tidak hanya mengolah data akuntansi saja, tetapi juga mengolahdata non-akuntansi. Ada pendapat jika lokasi departemen PDE dibawah controller, informasi keuangan cenderung mendominasi sistem ini, karena controller akan lebih menekankan pada masalah-masalah keuangan saja, sebagai akibatnya bagian-bagian lainnya dalam organisasi akan tidak puas terhadap kebutuhan-kebutuhan informasinya. Dengan memisahkan fungsi sistem informasi (PDE) dibawah tanggungjawab manajer sistem iinformasi, maka semua aspek yang berhubungan dengan pengolahan data akan dapat dilaksanakan dengan lebih efektif, karena pengetahuan manajer PDE sebagai spesialis dibidangnya lebih baik dibandingkan dengan controller. Untuk organisasi yang kecil, departemen PDE hanya terdiri dari sejumlah kecil personil-personil yang bertanggungjawab hanya untuk mengoperasikan peralatan-peralatan komputer saja.
+-----------+
: Manajer :
: PDE :
+-----------+
|
+-------------+-------------+
| | |
+-----------+ +----------+ +----------+
: Analis : :Pemrogram : : Operator :
: Sistem : : : : :
+-----------+ +----------+ +----------+
Gambar 3.3 : Organisasi departemen PDE yang kecil
Departemen ini hanya terdiri dari beberapa fungsi saja, yaitu analis sistem, programmer dan operator. Bahkan ada perusahaan yang memilih analis sistem dan programmer tidak diperlukan, karena menggunakan program-program yang sudah jadi dalam bentuk paket. Dalam organisasi departemen PDE yang lebih besar, masing-masing fungsi tersebut dapat dilakukan oleh ratusan personil. Bila organisasi PDE telah berkembang sedemikian rupa, maka masing-masing fungsi dalam departemen PDE harus diatur kembali dan dibagi-bagi lagi menjadi beberapa fungsi yang penting.
b. Deskripsi
Tugas
Tugas-Tugas
Personil PDE
·
Operator
Operator, dalam hal ini operator komputer, mempunyai
tugas mengoperasiakan komputer dan
peralatan pendukung. Ia bertugas menghidupkan peralatan-peralatan
komputer, memuat pita (tape), maletakan kertas pada printer, dan tugas-tugas
semacam itu. Adapun operator yang mempunyai tugas dalam
pemasukan data biasa disebut sebagai operator entri data (data entry
operator).
·
Analis sistem (Sistem
Analyst)
Analis sistem mempunyai tugas sebagai antarmuka antara
pemakai informasi dengan sistem informasi. dialah yang bertanggung jawab
menerjemahkan kebutuhan pemakai menjadi sebuah rancangan basis data dan
aplikasi.
·
Pemrograman Aplikasi (Application
Programmer)
Pemrograman aplikasi mempunyai tugas membuat suatu
aplikasi (program komputer) yang dipakai
dakam sistem informasi. Aplikasi yang dibuat didasarkan spesifikasi yang dibuat
oleh analis sitem.
·
Administrator Basis Data (Database
Administrator / DBA)
Administrator Basis Data atau biasa disebut DBA
bertanggung jawab terhadap struktur data dalam basis data yang digunakan dalam organisasi. Dialah
yang berperan dalam mendefenisikan standar data.
·
Teknisi
Komunikasi Data atau Spesialis Komunikasi Data
Teknik komunikasi data bertanggung jawab terhadap masalah
komunikasi data dan jaringan komputer. Dialah
yang berperan membuat dua komputer tetap dapat bertukar data
·
Teknisi Perawatan Sistem
Teknisi perawatan sistem bertanggung jawab terhadap
kelangsungan operasi perangkat keras. Jika terjadi kerusakan seperti pada
printer atau monitor, dialah yang akan segera melakukan penggantian atau
pereparasian. Seringkali teknisi ini disebut sebagai “hardware engginer”
·
Webmaster
Webmaster adalah personil yang bertanggung jawab
terhadap halaman web yang dimiliki oleh organisasi.
·
Auditor PDE (EDP auditor)
Kadangkala suatu organisasi memiliki atau menggunakan
personil yang disebut auditor PDE. Personil ini mempunyai tanggung jawab
memastikan bahwa sistem informasi yang berbasis komputer memenuhi azas-azas
akuntansi dan pengauditan sehingga keamanan data dalam sistem terjamin.
Sistem
Informasi dalam Tingkatan Organisasi
Para manajer selalu menggunakan informasi untuk melakukan
tugas-tugas mereka, sehingga subyek
manajemen informasi bukanlah suatu hal yang baru. Yang baru adalah
kemudahan dalam memperoleh informasi yang akurat dan mutakhir. Inovasi yang
memungkinkan kemampuan ini adalah Komputer elektronik. Organisasi menjadi
semakin sadar bahwa informasi adalah suatu sumber daya yang penting secara
strategis, dan komputer dapat mengolah sumber daya tersebut.
Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi
dilakukan melalui sistem informasi manajemen (SIM) untuk mendukung
informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang
didasarkan pada komputer. SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi,
antara lain sistem informasi akuntansi, sistem informasi pemasaran, sistem
informasi personalia, dsb.
Keseluruhan organisasi adalah merupakan suatu sistem
informasi dengan berbagai subsistem informasi dari berbagai jenis kegiatan yang
ada didalamnya. Hal itu menunjukkan bahwa pekerjaan informasi identik dengan
pekerjaan atau kegiatan organisasi. Berarti, dimana ada kegiatan disitu
terdapat informasi, karena setiap kegiatan memerlukan informasi dan menghasilkan
informasi.
No comments:
Post a Comment